Czech-English Translation

Melvyn Clarke

MVS jako střet zájmů správce fondů a svobodného přístupu k informacím

The Inter-library Lending Service – a conflict of interest between collection management ¹ and free access to information?

Úloha krajské knihovny jako správce fondů, ochránce fondů a zároveň poskytovatele knihovnických a informačních služeb je na první pohled jasná, logická a na sebe vzájemně navazující. Na druhý pohled a při vymezení obou pojmů se tak již nezdá. Na úvod proto uvádím specifikace obou zmíněných činností v intencích zákona:

The roles ² of regional libraries as collection managers and protectors on the one hand ³ , and providers of library and information services on the other, are at first sight clear, logical and complementary. Upon further investigation, however, when these two concepts are set out in detail, this no longer appears to be the case. So to begin with, I would like to provide a legal definition of both of these activities:

1. Krajská knihovna jako správce fondů podle zákona č. 257/2001 Sb., trvale uchovává konzervační a historický fond, přičemž historický fond tvoří knihovní dokumenty vzniklé do r. 1860 nebo mající jinou historickou, či kulturní hodnotu a konzervační fond tvoří knihovní dokumenty, které knihovna získala jako příjemce povinného výtisku.

1. A regional library as a collection manager under Act No. 257/2001 Coll., permanently holds conservation and historical collections ⁴ , the latter ⁵ comprising library documents from before 1860 or those with some other historical or cultural value and the former comprising library documents which the library has acquired as a legal deposit copy recipient.

2. Knihovna jako poskytovatel knihovnických a informačních služeb. Podle zákona krajská knihovna mimo jiné a pro účely mého příspěvku je zařízení, v němž jsou způsobem zaručujícím rovný přístup všem bez rozdílu poskytovány veřejné knihovnické a informační služby přímo nebo prostřednictvím meziknihovních služeb z knihovního fondu jiné knihovny.

2. A library as a provider of library and information services. A regional library under the Act is, amongst other things and for the purposes of my paper, a facility providing public library and information services in a manner which guarantees equal access to all directly or by means of inter-library services from the library collection of another library.

V důsledku rychlého rozvoje informačních technologií, ale i financování knihoven se podstatně mění informační prostředí, tj. informační zdroje a jejich tvůrci, poskytovatelé a zprostředkovatelé informací, komunikační prostředí a uživatelé. Knihovny nadále shromažďují a ukládají dokumenty na klasických médiích, ale i na nových nosičích informací. Spolupráce knihoven je žádoucí i v oblasti meziknihovních služeb, aby výsledkem jejich snažení bylo již předtím zmíněné relevantní uspokojení potřeb uživatele. Nejen vytváření elektronických katalogů přístupných na Internetu a podobných integračních projektů, ale i spolupráce v konečné fázi - poskytnutí primárního dokumentu. Ať už knihovny procházejí jakýmikoli změnami, formují se a přetvářejí v jakékoli moderní útvary - ať už o nich hovoříme jako o hybridních knihovnách, digitálních knihovnách, virtuálních knihovnách, informačních centrech, informačních systémech - nosnou činností krajských knihoven je a zřejmě i zůstane půjčování primárních dokumentů. Funkce knihovny jako majitele dokumentového fondu a s tím souvisejících aktivit neztratila na významu.

As a result of rapid developments in information technology and library funding, a substantial change is under way in the information environment, i.e. as regards information resources and their creators, information providers and mediators, means of communication and users. Libraries continue to collect and store documents on classic media and now also on new information media. Collaboration between libraries via inter-library services is also desirable so that their endeavours might result in the aforementioned appropriate satisfaction of user requirements, and not only the creation of online electronic catalogues and similar integration projects, but also collaboration in the final stage – primary document provision. Whatever changes libraries may be going through, transforming and retransforming into their various modern forms, whether we speak of them as hybrid libraries, digital libraries, virtual libraries, information centres, information systems and so forth, the primary activity of regional libraries is, and evidently will remain, the lending of primary documents. The function of a library as the owner of document collections, with all the activities which this involves, has not lost any of its significance.

Nadále se budu zabývat meziknihovními výpůjčními službami. Rovný přístup ke knihovnickým a informačním službám však nemusí a nemůže být chápán ve smyslu naprosto identického zprostředkování dokumentu, nýbrž ve smyslu relevantního uspokojení požadavku, cíle.

I shall now deal with inter-library lending services. An equitable approach to library and information services need not and cannot be understood in terms of totally uniform procurement of documents in all cases, but more in terms of appropriate satisfaction of demand as the objective.

Díky využití moderních prostředků má uživatel možnost prohledávat katalogy knihoven a zjistit si lokaci žádaného dokumentu. Pokud si chce dokumet půjčit, má v zásadě dvě možnosti: využít meziknihovních služeb nebo využít přímé výpůjční služby. Mezi oběma způsoby je velice tenká hranice.

Thanks to modern technology, users now have the opportunity to search library catalogues and locate required documents. If they wish to borrow a document, they basically have two options: to make use of either inter-library services or direct lending services and the distinction between the two is very vague.

Začnu od uživatele, protože podmínky registrace v té které knihovně ovlivňují možnost, ale i způsob získání dokumentu velmi výrazně. Rozsah půjčení dokumentů meziknihovní službou se většinou liší od rozsahu přímého půjčení v té které knihovně (např. v typu dokumentu....). Podmínky přijetí za uživatele jsou v knihovnách různé. V některých knihovních řádech je stanoveno - zobecňuji, že uživatelem knihovny se může stát každý občan ČR, zpravidla nad 15 let, způsobilý k právním úkonům a cizí státní příslušník či osoba bez státní příslušnosti s povolením k trvalému pobytu v ČR za stejných podmínek jako občan ČR. Registrovaným uživatelem knihovny se může stát občan, který má bydliště, pracoviště nebo navštěvuje školu v příslušném kraji či v sídle knihovny.

I shall start out from the user's standpoint, as the registration conditions at any particular library have a very significant effect on the ways and means of acquiring documents. The scope of inter-library service document lending varies from that of direct lending at any particular library (e.g. as regards the type of document) and the acceptance conditions for users vary from library to library. Generally speaking, library regulations state that any citizen of the Czech Republic, normally over the age of fifteen and competent to perform legal acts, can become a library user as can any foreign national or stateless person with permanent residence in the Czech Republic under the same conditions as those obtaining for citizens of the Czech Republic. Any citizen may become a registered library user if s/he has a place of residence or workplace or attends an educational establishment in the appropriate region or at the location of the library.

Samozřejmě, že pouze registrovaný uživatel má právo absenčního půjčování dokumentů. Většina krajských knihoven však toto omezení nemá a registrovaným uživatelem se může stát každý občan ČR, z hlediska ochrany fondu toto územní omezení ve velkých městech zřejmě nemá valného významu. V zásadě se tedy dá říci, že pokud je občan ochoten překonat bariéru vzdálenosti, má v drtivé většině možnost se v krajské knihovně zaregistrovat. "Krajský" uživatel se jistě nebude chovat disciplinovaněji než uživatel z jiného místa republiky. Na druhé straně zúžení uživatelské základny tímto územním principem zajistí přece jen lepší ochranu fondu, ale předpokládá poskytování meziknihovních služeb v plném rozsahu jako služeb absenčních?

Of course, only a registered user has the right to borrow documents and take them off the premises ⁶ . Most regional libraries, however, do not have this restriction and any citizen of the Czech Republic can become a registered user, so from the standpoint of protecting the collection, this territorial restriction is clearly not of great importance in the major towns and cities. Basically, it can be said that if a member of the public ⁷ is willing to overcome the distance barrier, in the great majority of cases s/he has the opportunity to register at a regional library. A "regional" user will certainly not behave in a more disciplined manner than a user from elsewhere in the Czech Republic ⁸ . On the other hand, narrowing the user base on this territorial principle will, after all, ensure better protection of collections, but does it presuppose the provision of inter-library services to the full extent as loan services?

Výjimky způsobené různými přístupy k registraci lze řešit různě, např. kaucemi nebo poskytnutím prezenční výpůjčky, která je ve všech knihovnách možná i bez získání řádného členství.

The exceptions brought about by the various registration procedures can be dealt with in various ways, e.g. with deposits or in-house use, which is possible at all libraries without the need for membership.

Je na rozhodnutí každé knihovny, jakým způsobem bude konkrétně plnit funkci správce fondu a poskytovatele dokumentů. Pokud občanovi ČR není dovoleno stát se uživatelem knihovny nebo je omezen místem bydliště apod. a nemůže využívat knihovnické a informační služby přímo, měl by mít možnost získat požadované dokumenty, informace, meziknihovní službou. Tyto dvě linie by na sebe měly zřejmě navazovat, aby nedošlo skutečně k omezování přístupu občanů k informacím. Meziknihovní služba poskytuje půjčující knihovně možnost kvalitnější ochrany fondu oproti bezprostřednímu půjčení dokumentu. Tu zkušenost, že ztráty v oblasti meziknihovních služeb jsou minimální, máme zřejmě všichni.

It is for each library to decide on the way in which it performs the functions of collection manager and document provider in practice. Where citizens of the Czech Republic are not permitted to become library users or are restricted by their place of residence and so forth and they cannot use library and information services directly, they should at least have the opportunity to obtain the documents, information and inter-library services which they require. These two approaches should clearly follow on from each other so as to prevent any restriction on public access to information. Inter-library services give lending libraries the opportunity to provide better quality protection of collections in comparision with direct document lending. It is evidently a common experience that losses from inter-library services are minimal.

Knihovna má povinnost, pokud dokument není v jejím fondu, požádat jinou knihovnu o zprostředkování tohoto knihovního dokumentu. Dožádaná knihovna je povinna žádající knihovně knihovní dokument (dle litery zákona to je každý informační pramen evidovaný jako samostatná jednotka knihovního fondu knihovny) ze svého knihovního fondu zapůjčit nebo poskytnout kopii, popřípadě informaci o lokaci požadovaného dokumentu. Přesto však uvedené nelze dodržovat ad absurdum - je třeba stanovit jisté hranice pro funkční naplnění uvedených práv a povinností knihoven.

If a required library document is not in its collection, a library has an obligation to request another library to supply it. The requested library is obliged to loan the requesting library the library document (under the letter of the law this is any information source recorded as an independent unit in a library collection) from its library collection or to provide a copy or information concerning its location. However, this procedure cannot be followed ad absurdum and certain boundaries need to be laid down so that these library rights and obligations may be effectively exercised and fulfilled.

Zákonem č. 157/2000 Sb., přešly na jednotlivé kraje bývalé státní vědecké knihovny a změnily se v krajské knihovny. Byly výrazně posíleny regionální funkce krajských knihoven. Kraj, a potažmo tedy i krajská knihovna, má dle zákona pečovat o potřeby svých občanů.

Under Act No. 157/2000 Coll., the former State Research Libraries have been transformed into regional libraries and transferred to the individual regions, while the regional functions of regional libraries have been substantially strengthened. The law now states that the region, and thus ⁹ the regional library, is to look after the needs of its local population.

A jaké faktory brát v úvahu při rozhodování, zda dokument poskytnout jiné knihovně pro jejího uživatele? A jakou hraje roli, zda knihovna patří do příslušného kraje? V následující části příspěvku vycházím z jednoduchého průzkumu, který byl realizován formou dotazníku v krajských knihovnách. Kromě dvou odpověděly všechny, včetně nově vzniklých. Domnívám se, že to jsou tyto faktory:

Which factors are to be considered when deciding on whether or not a document is to be supplied to another library for one of its users? And what role is played by the fact that a library belongs to a particular region? The following section of this paper is based on simple research that was performed using ¹⁰ a questionnaire at regional libraries. All but two responded, including the newly established ones. We believe that the following factors are primarily involved:

Pro účely absenčního půjčování dokumentů je však třeba stanovit jinou časovou hranici, než je daná zákonem. Těžko si představit absenční půjčování dokumentů vydaných koncem předminulého století. V naší knihovně máme stanoven jako hranici rok 1945, v jiných knihovnách je to např. r. 1918, 100 let od roku vydání.

For the purposes of document loans, it is necessary to set a different time-limit to the one given in the Act. Loans of documents published at the end of the 19^th century are difficult to contemplate. At our library, the earliest date is set at 1945. At other libraries it is 1918 or 100 years from the date of publication.

Všechny knihovny půjčují odbornou literaturu, populárně naučnou literaturu, beletrii pro dospělé i děti, skripta, hudebniny. V převážné většině půjčují mapy. Naopak zvukové a audiovizuální dokumenty většinou ne, případně je půjčení omezeno na jazykové kurzy nebo zajišťují služby pro nevidomé občany. Normy ve většině případů nejsou meziknihovní službou půjčovány, event. mají zkrácenou výpůjční dobu. Seriály jsou zvláštním typem dokumentu vzhledem k jejich poskytování meziknihovní službou. Seriály domácí provenience většinou půjčovány nejsou, pokud ano, tak s výjimkou běžných ročníků, kde je přístupnost zajištěna kopírovací službou. Existují různé výjimky či individuální přístup ke konkrétní knihovně a důvodu půjčení. Seriály zahraniční provenience jsou povětšinou poskytovány, běžný ročník formou cirkulační služby.

All libraries loan specialist literature, popular non-fiction ¹¹ , fiction for adults and children, lecture notes and sheet-music, and the great majority also loan maps. However, audio and audiovisual documents are for the most part not loaned out, or loans are restricted to language courses and services provided for the visually handicapped. In most cases, standards are not loaned through the inter-library lending service or they have a shortened loan period. Serial items are a special type of document due to their provision by the inter-library service. Serial items of domestic origin are not loaned out for the most part, and if they are, then it is with the exception of ordinary annual volumes, where access is provided by the copying service. There are various exceptions or individual approaches for specific libraries and purposes of loan. Serial items of foreign origin are normally supplied, using the circulation service for ordinary annual volumes.

Zobecníme-li předchozí, pak lze konstatovat, že v případě seriálů je preferována meziknihovní reprografická služba. O elektronickém zprostředkování kopie dokumentu se dotázané knihovny nezmiňovaly. I když zřejmě právě v této oblasti jsou velké možnosti pro kvalitativně vyšší úroveň meziknihovních služeb, poskytovaných a dostupných v prostředí internetu.

To generalize on the previous statements, it can be said that in the case of serial items, the inter-library reprographic service is preferred. The library respondents did not mention electronic document delivery, even though it is clearly in this area that there are the great opportunities for a higher qualitative standard of inter-library services provided and available over the internet.

Způsob získání dokumentu nehraje při poskytování meziknihovních služeb roli. Konzervační fond (tj. fond tvořený povinnými výtisky) v zákoně dále vymezen není. Obecně řečeno konzervace je udržování, uchovávání, způsob ochrany a zároveň i prevence proti škodlivým účinkům prostředí.

The way a document is acquired does not play a special role in the provision of inter-library services. A conservation collection (i.e. a collection made up of legal deposit copies) has not yet been defined under the law. Generally speaking, conservation means maintenance, preservation, a procedure for providing protection, and safeguards against the harmful effects of the environment.

Do tohoto bodu lze zařadit regionální fond, příruční knihovny, vzácné dokumenty. Regionální fond je půjčován zpravidla v případě, že knihovna má konkrétní titul ve více exemplářích. Velkou roli při půjčení určitého regionálního dokumentu hraje konkrétní posouzení požadavku.Všechny krajské knihovny získávají regionální povinný výtisk - jsou krajskými centry meziknihovních služeb.

This category might include regional collections, reference libraries and rare documents. A regional collection makes loans as a rule in cases where the library has a specific title in multiple copies. When a particular regional document is loaned out, a large role is played by an individual assessment of each request. All regional libraries receive regional legal deposit copies. They are the regional centres for inter-library services.

V rámci regionálních funkcí má krajská knihovna napomáhat rozvoji základních knihoven a jejich veřejných knihovnických a informačních služeb. Co se týče kategorizace uživatelů - knihoven - v rámci meziknihovních služeb se zatím objevuje jen v náznacích, a to zejména v poplatcích. Knihovnám v rámci kraje jsou v ojedinělých případech poskytovány služby zdarma. Rozdíly v rozsahu půjčování se neobjevují, zřejmě pouze naše knihovna zaujala ke knihovnám ve Středočeském kraji rozdílný přístup, ve smyslu téměř absolutního zrovnoprávnění absenčních služeb poskytovaných registrovaným uživatelům a registrovaným uživatelům knihoven Středočeského kraje. Projekt je zatím ve zkušebním stadiu. Předpokládám, že jsou i v jiných knihovnách vedeny na toto téma diskuze. Vzhledem k financování knihoven z krajských úřadů (teprve od letošního roku) se možná situace bude teprve vyvíjet a zcela nepochybně budou hrát roli konkrétní podmínky.

As part of their regional functions, regional libraries are to assist the development of 'basic' ¹² libraries and their public library and information services. As for categorizations of users and libraries, within the framework of inter-library services these have hitherto only appeared indirectly in references, particularly as regards fees. Libraries are provided with services for free in individual cases within a particular region. Differences in the extent of lending do not appear. Apparently only our library has adopted a different approach to libraries in the Central Bohemian Region, in the sense of almost absolutely equal rights in loan services provided to our own registered users and registered users of libraries in the Central Bohemian Region. This project is currently in its trial stage and I presume that discussions on this subject are now under way at other libraries. As libraries are now funded from regional authorities (since last year) the situation may only now change and conditions on the ground will doubtless play a role.

Ještě pár poznámek k placení za meziknihovní výpůjční služby. Krajská knihovna je financována z krajských peněz. Tudíž se dá říci, že v podstatě každý obyvatel kraje má mít stejnou možnost svoji krajskou knihovnu využívat. Je omezen přirozeně místem svého bydliště, vzdáleností od místa sídla knihovny. Proto by měl mít možnost meziknihovní službou získat takové spektrum dokumentů jako uživatel bydlící v místě sídla krajské knihovny, ovšem s přihlédnutím k potřebám všech uživatelů. V tom případě není zřejmě ani vhodné vybírat za poštovné či vybírat jakékoli jiné poplatky než od řádně zaregistrovaného uživatele. Uživatel v místě sídla krajské knihovny má zcela jistě menší potřebu využívat meziknihovní službu. Z názorů mých kolegyň vyplývá, že preferují více otevřený a půjčovací přístup v oblasti meziknihovních služeb, než ochranitelský. Zdůraňují, že nejsou problémy, týkající se ztrát, poškození nebo nedobytnosti výpůjček prostřednictvím této služby. Stejně tak se shodnou na tom, že vybírání peněz za poštovné znamená neúměrnou evidenci a pracnost ve srovnání s vynaloženými náklady.

Another couple of comments on payment for inter-library loan services: Regional libraries are funded from regional money, so it can be said that basically all the inhabitants of the region have the same opportunity to use their regional library. They are naturally restricted by their place of residence and the distance from the place where the library is located. Thus they should have the opportunity to acquire the same range of documents through inter-library services as users living at the place where the regional library is located, while naturally, the requirements of all users are to be taken into account. In this case, it is clearly not even appropriate to collect postal charges or any other fees apart from those collected from ordinary registered users. Users at the place where the regional library is located quite clearly have less need to utilize inter-library services. The viewpoints of my colleagues indicate that they prefer a more open and pro-lending approach than a protective one when it comes to inter-library services. They stress that there are no problems involving losses, damage or uncollectibility of loans through these services. Likewise they agree that collecting money for postal charges means an amount of work and record-keeping that is out of proportion to the costs involved.

A zcela na závěr - knihovny to jsou služby obyvatelům a služby by měly být vstřícné a rychlé. Uživatel potřebuje mít nejen dobře zpracovaný fond, kvalitní vyhledávací prostředky, ale i možnost si dokument půjčit.

And in conclusion, libraries are public services and these services ought to be rapid and readily available. Users need to have not only a well-organized library collection and high-standard search facilities, but also the opportunity to borrow documents.